Gruppenarbeitstools - Werkzeuge für moderne Teamarbeit
Organisation

Gruppenarbeitstools – Werkzeuge für moderne Teamarbeit

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Gruppenarbeitstools sind keine Erfindung des IT-Zeitalters. Bereits in den frühesten Anfängen der Industrialisierung gab es Laufzettel oder Planungstafeln, mit denen Arbeitsabläufe und Herstellungsprozesse überwacht und dokumentiert wurden.

Was damals noch mit Bleistift, Kreide oder Kugelschreiber erledigt wurde, übernehmen heutzutage immer öfter einfache oder hochkomplexe EDV-Programme. Kalender, To-Do, Ablaufpläne, Mindmaps, Gruppenchats … u.v.m. Modernes Projektmanagement kommt mittlerweile kaum noch ohne die elektronischen Helferlein aus.

Gruppe = Team?

In unseren Artikeln „Frei“Raum“ für Teamarbeit“ und „Teamplayer vs. Einzelkämpfer“ sind wir schon auf das Thema Teamarbeit eingegangen, wie Teams zu verstehen sind und wie sie sich räumlich (physikalisch) zusammensetzen können. Dabei sind wir hauptsächlich von einem Betrieb in einem Gebäude ausgegangen. Das heißt, das Team ist auch räumlich in der Lage mehr oder weniger schnell miteinander persönlich zu kommunizieren.

Wenn es, wie nun in diesem Artikel, um Werkzeuge zur Zusammenarbeit geht, ist jede Firma, die einen gemeinsamen Mail-Server mit Kalender und Eventplanung nutzt, bereits eine Gruppe. Im Gegensatz zur relativ fest eingegrenzten Definition des Teams ist eine Gruppe als eine eher übergeordnete Menge von Personen zu betrachten. Wenn man also den Teambegriff etwas großzügiger auslegt, ist schon eine ganze Firma als Team zu betrachten.

Unter diesem Aspekt sollen die weiteren Ausführungen zu Gruppenarbeitstools verstanden werden können, da hier die Grenzen zwischen Team und Gruppe fließend sind. Auch die räumlichen Gegebenheiten werden außer Acht gelassen, da es in dieser Hinsicht inzwischen egal ist, wo sich die Gruppen- bzw. Teammitglieder befinden.

Mittel zur Kommunikation und Zusammenarbeit

Das einfachste Gruppenarbeitstool ist unsere Sprache. Durch verbale Kommunikation vermitteln wir Anforderungen, Ideen und Wünsche und reagieren mit Lösungsvorschlägen und Ergebnisreports. Das mag für gewisse Zwecke vollkommen ausreichend sein, aber bei Massenproduktion, Globalisierung und räumlicher Trennung ist dieses einfache Mittel ab einem gewissen Punkt schlichtweg überfordert.

Der folgende Schritt ist zwangsläufig und einfach: nämlich die schriftliche Niederlegung dieser Ideen und Ergebnisse. Mit den heutigen Mitteln sind dies die bereits auf jedem Computer, Tablet und Smartphone vorhandenen Text- und Notiz-Apps, die mitunter ihre Inhalte über Synchronisationsdienste (Clouds) nicht nur auf den eigenen Geräten abgleichen, sondern auch mit anderen Personen teilen können.

Weitere einfache Werkzeuge zur Gruppenkommunikation sind natürlich E-Mails, Video-Konferenzen, SMS und MMS, Chatrooms und selbstverständlich immer noch das ganz normale Telefon und sogar Fax. Hiermit kann wohl noch in weiter Zukunft der Großteil an Informationen ausgetauscht und abgeglichen werden.

Allerdings zwingen Wettbewerb, Planungssicherheit oder Dokumentationsnotwendigkeiten die Betriebe zum Einsatz immer komplexerer Applikationen und Systemdienste. Das beginnt bereits mit gemeinsam genutzten Kalendern, To-Do-Listen oder Protokollformularen und gipfelt in Mindmapping– und Projektplanungs-Apps, Task-Planern, ERP– und CRM-Systemen.

Was früher ausnahmslos in unendlichen Reihen von Aktenordnern und Hängeregistern aufbewahrt wurde, übernehmen nun Content- und Dokumenten-Management-Systeme. Statt in Papierunterlagen zu wühlen, werden jetzt Dokumente digitalisiert, per OCR (Optical Character Recognition, Texterkennung) lesbar gemacht und verschlagwortet. Sie können somit von jedem Zugangsberechtigten aus der elektronischen Ablage aufgerufen werden. Kommentarfunktionen und Verknüpfungen mit relevanten Daten bieten nun allen zugelassenen Mitarbeitern Online-Recherchen direkt vom Arbeitsplatz aus. Kalkulations- und Angebotserstellung sind nun mit abgelegten Informationen abgleichbar und vereinfachen somit Verwaltungsprozesse sowohl zeitlich als auch finanziell. Zudem erhöht sich die Planungssicherheit. In manchen Branchen ist es mittlerweile sogar rechtlich vorgeschrieben, bestimmte Unterlagen digital vorzuhalten.

Moderne Apps zur Gruppen-/Teamarbeit

Welche Tools sind denn nun gut und wichtig für Gruppenarbeit? Der Markt an angebotener Software hierfür ist groß, sehr groß. Deshalb sollten wir zuerst einmal grob definieren, was man unter Gruppenarbeitstools verstehen könnte.

In erster Linie betrifft es Software, die speziell dafür ausgelegt ist, dass mindestens zwei Personen gemeinsam damit an einer Sache arbeiten können. Damit sollen zum Beispiel simple Textverarbeitungsprogramme und ähnliche allgemeine Apps erst einmal ausgeschlossen werden, da sie eigentlich nicht speziell für Gruppenarbeit konzipiert sind, auch wenn es mittlerweile Funktionen zur Bearbeitung einer Datei gibt.

Vielmehr möchten wir Programme und Apps ins Auge fassen, bei denen mehrere Mitarbeiter gemeinsam an Projekten oder Aufgaben arbeiten, Informationen gegenseitig ergänzen und kommentieren, gemeinsam Termine koordinieren können. Ganz übergeordnet geht es hier also um die Vernetzung von Personen und Inhalten.

Auswahl verschiedener Kriterien

Es können, müssen aber nicht alle Kriterien auf jeweils eine einzige App zutreffen. Oft genug müssen bestimmte Inhalte und Daten zwischen unterschiedlichen Programmen ausgetauscht werden.

  • gleichzeitiges Bearbeiten durch mehrere Personen
  • Netzwerkfähig, Cloudanbindung
  • automatische Synchronisation
  • Eventuell plattformübergreifend
  • Event- und Projektplanung
  • To-Do-Listen, Checklisten
  • Kalenderfunktionen
  • Mitteilungsfunktionen
  • Terminhinweise und Warnungen
  • Verwaltung mehrerer Kunden, Projekte oder Aufgaben
  • Digitalisierung von Papiervorlagen
  • Formulare
  • Verschlagwortung (Tagging)
  • Suchmöglichkeiten
  • Relationen zwischen Einträgen bilden
  • Report- und Archivierungsfunktionen
  • Planung von Ressourcen und Kosten

Auswahl verschiedener Gruppenarbeitstools

Die hier aufgeführten Apps und Programme sind teilweise bei uns selbst im Einsatz. Dennoch soll die Liste nicht als Empfehlung, sondern nur als allgemeine Übersicht angesehen werden. Programme mit einigermaßen gleichartigen Features sind unter einem Punkt zusammengefasst. Auch ist diese Aufstellung definitiv nicht vollständig und nimmt keine Rücksicht auf die Plattform.

  • Evernote, Microsoft OneNote, DEVONthink, Notability, DS note
  • MindMeister, MeisterTask, MindNode, ConceptDraw, FreeMind, Trello, Asana
  • cobra CRM, SugarCRM, Microsoft CRM, VTiger CRM, Oracle CRM
  • GigPlaner, PlanningPME, InLoox, Planout, TimO
  • alle Kalender mit Teilfunktionen, Microsoft Outlook, Doodle
  • Foren, Chatrooms, Wikis

Fazit

Die Liste ließe sich endlos fortsetzen, so umfangreich sind mittlerweile die verfügbaren Lösungen. Der Hauptpunkt aller genannten Kriterien und Produkte ist eine vernetzte Zusammenarbeit mehrerer Mitarbeiter, Kunden und Lieferanten über eine gemeinsam definierte Schnittstelle. Oftmals werden auch unterschiedliche Produkte miteinander über sogenannte APIs (Application Programming Interface = Programmierschnittstelle) verknüpft, da nicht jede Firma mit den gleichen Programmen arbeitet.

Datenaustausch, Prozessplanung und -verfolgung, Mitarbeiterverwaltung, Kostenplanung und -abrechnung, Projektmanagement, Terminplanung und -überwachung – all diese Schlagworte bilden den Hintergrund zu Gruppenarbeitstools.

(Hinweis: Alle genannten Produkte sind Eigentum der jeweiligen Hersteller; für deren Funktionalität oder Verfügbarkeit können wir keine Gewähr und Haftung übernehmen.)

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