Smartphones - Abhängigkeit – Sucht – Notwendigkeit
Organisation

Smartphones im Büroalltag – Fluch oder Segen?

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.Smartphones, Phablets und Tablets sind aus unserem privaten und beruflichen Alltag nicht mehr wegzudenken. Wofür früher Aktenkoffer, Aktentasche oder Filofax standen, bedeutet heute der sogenannte PDA (Personal Digital Assistant).

Aller Anfang ist schwer

Als Apple den Newton im Jahr 1993 vorstellte, war dies eine Revolution. Seiner Zeit voraus, allerdings auch um einige Jahre zu früh. Eine Handschrifterkennung, für die man anfangs eine eigene Schrift lernen musste. Ein proprietäres System, das nur geringe Datenschnittstellen bereit stellte, einen einfarbigen Bildschirm und als „Handheld“-Gerät schlichtweg zu groß und zu schwer.

Aber als Vorläufer von iPhone und Co. brachte der Newton einen neuen Lifestyle auf den Weg. Die Abwendung vom Papier in die digitale Welt im privaten wie im beruflichen Leben hatte hier ihren Anfang.

Was damals größtenteils noch müde belächelt wurde, ist heute eine Selbstverständlichkeit: Informationen zu Terminen und Adressen, Datenbanken, Textverarbeitung, Tabellenkalkulation und natürlich jede Menge mehr oder weniger nützliche Gimmicks stecken heute in einem handflächengroßen Hochleistungscomputer mit einigen Millimetern Dicke. Kein Vergleich mehr zum Newton!

Abhängigkeit – Sucht – Notwendigkeit

Mit der Einführung des iPhone fand eine Verschmelzung von Telefon und PDA statt. Mittlerweile wird es offiziell als technischer Meilenstein anerkannt. Durch die Verbindung von Telefon und persönlichen Informationen wurde eine neue Qualität von mobiler Datenflut ins Leben gerufen, die es bis dahin nicht einmal ansatzweise gab.

Permanente Verfügbarkeit und die Zentralisierung des privaten und beruflichen Wissenspools bergen gleichermaßen Fluch und Segen für das Individuum. Seit das Festnetztelefon als zentrales Kommunikationsmittel durch die mobile Variante abgelöst wurde, gibt es allerdings keinen Rückzugsraum mehr. Es sei denn, man schaltet das Smartphone ab und legt es außer Reichweite. Wer kann sich dazu noch aufraffen?

Denn dann könnte man ja doch die eine oder andere „lebens“wichtige Nachricht verpassen. So zum Beispiel die letzte Information zum Spielergebnis des Lieblingsvereins oder ein witziges Katzenvideo in Facebook. Manchmal ist sich der Nutzer gar nicht mehr bewusst, wie viele Informationen durch diese digitalen Helferlein über ihn hereinbrechen.

Können wir uns heutzutage eigentlich – einmal in diese Abhängigkeit gebracht – noch davon abnabeln?

Laufen Sie einmal in einer Stadt mit offenen Augen (Handy in der Tasche vergraben!) durch die Fußgängerzone. Es ist erschreckend, wie viele Menschen mit gesenktem Kopf auf ihr Handy starren und von ihrer Umwelt gar nichts mehr mitbekommen. Nicht nur, dass sich mittlerweile Stadtplaner Gedanken über Ampelsysteme im Bürgersteig machen müssen, damit die Handysüchtigen noch irgendetwas vom Verkehr mitbekommen. Auch die Mediziner sorgen sich insbesondere bei Jugendlichen um Haltungsschäden im Nacken.

Privat und Arbeit überhaupt noch trennbar?

Bei all der Euphorie über diese herrlichen Errungenschaften sollten wir nicht außer Acht lassen, in welche Lebensbereiche diese Technik mittlerweile Einzug gefunden hat. Neben den Möglichkeiten hinsichtlich Kommunikation und Wissenszugriff im privaten Leben wird immer deutlicher, welchen Einfluss diese Tools auch schon im Beruf haben.

Gerade die Verfügbarkeit per E-Mail, SMS oder Anruf zu jeder Tages- und Nachtzeit birgt die Gefahr, dass der Arbeitnehmer überhaupt nicht mehr zur Ruhe kommt. Verschiedene Firmen und Konzerne sperren daher bereits jetzt schon den E-Mailzugriff nach Feierabend und über das Wochenende. Sodass ihre Mitarbeiter nach Dienstschluss auch ungestört den wohlverdienten Feierabend genießen können.

Smartphones und Co. – private Nutzung erlaubt?

Eine andere Herausforderung ist die Nutzung privater Geräte während der Arbeitszeit in der Firma. Grundsätzlich kann der Arbeitgeber dies verbieten. Manchmal jedoch werden gerade zum Beispiel Tablets zur Arbeitsorganisation verwendet. Adressbücher, Zugriff auf das firmeneigene CRM-System oder Organisationswerkzeuge wie Projektplaner werden mehr und mehr auf die mobilen Maschinen übernommen.

Externe Mitarbeiter oder Vertreter sind für die Kommunikation mit Firma und Kunden oft auf Smartphones angewiesen. Aber nicht jede Firma kann jedem Mitarbeiter ein firmeneigenes Gerät stellen. Und so werden zwangsläufig die eigenen Apparate auch für berufliche Zwecke eingesetzt.

Ebenso sollte nicht unbeachtet gelassen werden, dass es gerade im Gesundheitswesen mittlerweile so viele Apps gibt, auf die zum Beispiel chronisch Kranke zugreifen können. Statt beispielsweise ein Diabetes-Tagebuch in handschriftlicher Form zu führen, helfen hier digitale Versionen bis hin zur Steuerung von Insulinpumpen und dem Auslesen von Sensoren. Auch für Allergiker können Apps für Pollenflugalarm zur rechtzeitigen Medikamentierung eine Verbesserung der Arbeit bedeuten. Kann ein Arbeitgeber an dieser Stelle die Nutzung des privaten Smartphones am Arbeitsplatz verbieten?

Smartphones helfen bei der Organisation der alltäglichen Arbeit

Ein weiterer Aspekt ist das Sammeln von beruflichen Informationen und Notizen, die bis dato normalerweise auf Papier stattgefunden haben. So gibt es statt des eingeklebten Zettels in der Schublade Apps zur Speicherung von Passwörtern für Computer- und System-Zugänge.

Oftmals ist auch das Internet vom Arbeitsplatz-PC gesperrt oder nur eingeschränkt erreichbar, sodass Onlinerecherchen in beruflicher Hinsicht nur bedingt oder gar nicht möglich sind. Wer hier ein Tablet sein Eigen nennt und die Erlaubnis für die Nutzung des Firmen-WLANs hat, kann hier mit dem eigenen Gerät einen deutlichen Mehrwert für seinen Arbeitsplatz herauskehren.

Natürlich gibt es Betriebe, wo die Nutzung eines Mobilgerätes ein Sicherheitsproblem darstellen kann. Dabei geht es nicht vorrangig um Spionage, sondern eventuell auch um die Störung empfindlicher Apparaturen und Anlagen wie zum Beispiel im Krankenhaus. Dass hier eine private Nutzung in der Regel untersagt wird, steht außer Diskussion.

Auf jeden Fall sollten Sie unbedingt Rücksprache mit Ihrem Arbeitgeber halten. Auch was das Aufladen der privaten Mobilgeräte betrifft, kann es hier zu Konflikten kommen. Es steht dem Arbeitgeber zu, dies entweder generell zu verbieten oder sogar Kosten für Stromverbrauch geltend zu machen. Und natürlich sind privates Surfen im Internet und Telefonate nicht nur verpönt, sondern können auch zur Kündigung führen!

Smartphones oder Tablets können ihre Berechtigung haben

Vernünftig eingesetzt, und nicht, um Pokemon oder Solitaire zu spielen, kann und sollte ein Smartphone oder Tablet auch am Arbeitsplatz seine Rechtfertigung haben. Gerade hinsichtlich Kollaboration, Planung oder Auftragsabwicklung können diese Geräte heutzutage nicht mehr pauschal im Büro untersagt werden.

Wichtig ist aber dennoch die Trennung von privater und beruflicher Nutzung. Während der Arbeit nichts Privates und in der Freizeit nichts Berufliches. Hier sollten Vernunft und gesunder Menschenverstand sowohl beim Arbeitgeber als auch beim Arbeitnehmer dazu führen, dass mit dem Gebrauch dieser mobilen digitalen Assistenten die besten Aspekte für Job und Lifestyle harmonisch miteinander existieren können.

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