Stundentracking: Arbeitszeit im Büro der Zukunft
Arbeit im Wandel

Stundentracking: Arbeitszeit im Büro der Zukunft

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Bisher wurde der Arbeitstag durch 9-to-5 und den Feierabend strukturiert. Doch aufgrund der Digitalisierung verschmelzen Beruf und Privatleben immer mehr. Dadurch rückt das Problem der Zeiterfassung in den Fokus.

Berufsleben im Büro 4.0

Abends noch schnell eine wichtige Kunden-Mail beantworten, während der Partner die Kinder ins Bett bringt. Nach dem Meeting schnell zu Dr. Meyer, die Auswertung des Blutbildes steht an. Für Angehörige der mittleren Führungsebene gehört ein ständiger Wechsel von Freizeit und Arbeitsstunden inzwischen zum Alltag. „Work-Life-Blending“ nennt man das. Wie in einem Mixer werden die unterschiedlichen Lebensräume durcheinandergewirbelt. Um da nicht den Überblick zu verlieren, muss man einige Herausforderungen meistern. Ein klares Zeitmanagement ist wichtig, um Doppelbuchungen bei Terminen zu verhindern. Auch die Organisation von Fahrtwegen ist entscheidend, damit die Effizienz nicht leidet.

Win-Win-Situation

Doch die gesunde Symbiose von Arbeit und Freizeit hat auch viele Vorteile. Viele Mitarbeiter sind produktiver, wenn sie selbst entscheiden können, wann sie private Dinge erledigen und wann die beruflichen Aufgaben. Ein einleuchtendes Szenario: Nach der Mittagspause fallen viele Angestellte ins sogenannte „Suppenkoma“. Die Produktivität tendiert gegen null, während sie eine Stunde vor Feierabend meist wieder an Fahrt aufnimmt. Es ist also sinnvoll, diese Trägheitsphase zu nutzen, um einen Einkauf zu erledigen oder den Arzttermin wahrzunehmen. Die unerledigten Aufgaben geht der Mitarbeiter dafür abends im Homeoffice an.

Für Arbeitgeber birgt diese Variante ebenso entscheidende Vorteile. Die Effizienz der Mitarbeiter steigert sich ebenso wie ihre Zufriedenheit. Das wirkt sich auch positiv auf das Betriebsklima aus. Angestellte sind weniger krank und flexibler einsetzbar. Virtuelle Teams, die vielleicht sogar über Zeitzonen hinweg miteinander arbeiten, können unabhängig von festen Bürozeiten miteinander kommunizieren.

Kontrolle und Vertrauen

Doch gibt es auch Herausforderungen, die gelöst werden wollen. Allem voran steht die Frage des Vertrauens. Ein solches Zeitmodell kann nur funktionieren, wenn die Angestellten zuverlässig ihren Verpflichtungen nachkommen. Ihre Loyalität der Firma gegenüber ist das A und O. Darauf muss sich der Vorgesetzte verlassen können. Gleiches gilt für die Erfassung der Arbeitszeit. Denn wie misst man diese im mobilen Office? Eine Möglichkeit ist, den Mitarbeiter eine Art Tagebuch führen zu lassen. Das ist in einer einfachen Excel-Tabelle möglich, in die der Angestellte selbst seine Zeiten einpflegt. Außerdem gibt es verschiedene Programme zur Zeiterfassung. Diese laufen im Hintergrund mit und erfassen, wie viel Zeit man beispielsweise auf welcher Internetseite verbracht hat. So lassen sich schon mal privates und dienstliches Surfen festhalten. Jedoch ist diese Einteilung nicht immer trennscharf. Wer zum Beispiel im Bereich Social Media arbeitet, wird auch über seinen privaten Account bei Facebook und Co. arbeiten. Manche dieser Zeiterfassungsprogramme arbeiten mit RFID-Ausweisen, die eine moderne Variante der Stechuhr darstellen. So können Zeiten, in denen das Büro verlassen wird, vom System notiert werden.

Heavy Workload

Die nächste Schwierigkeit bilden Überstunden und Mehrarbeit. Dabei muss im Unternehmen grundsätzlich geklärt werden, wie mit ihnen umzugehen ist. Dies sollte möglichst genau in einer Betriebsvereinbarung definiert werden. Für Work-Life-Blender sollte dabei nicht mit Arbeitstagen gerechnet werden. Näher an der Realität ist eine Betrachtung der Arbeitswoche. So könnte eine Vereinbarung beispielsweise lauten, dass die Arbeitszeit pro Woche 40 Stunden beträgt, die vom Angestellten frei auf die Werktage aufgeteilt werden können. Jede Stunde, die zusätzlich gearbeitet wird, ist dann als Mehrarbeit zu betrachten und kann wiederum durch einen Freizeitausgleich abgegolten werden. Alternativ finden sich in manchen Arbeitsverträgen auch Klauseln wie „20 Überstunden sind mit dem Monatsgehalt abgegolten.“ Hier sollten Arbeitgeber und Angestellte einen Konsens finden, denn eine gesetzliche Vorgabe, dass Überstunden extra bezahlt werden müssen, gibt es nicht.

Fazit

Zusammenfassend lässt sich sagen, dass es derzeit keine perfekte Möglichkeit gibt, die Arbeitszeiten im Work-Life-Blending punktgenau zu erfassen. Eine Mischung mehrerer Systeme ist zwar denkbar, gibt aber dem Mitarbeiter das Gefühl der völligen Überwachung. Vor allem was die Arbeit im Homeoffice betrifft, ein höchst unangenehmes Problem. Auf absehbare Zeit wird es also dabei bleiben, dass eine korrekte Zeiterfassung nur auf Vertrauensbasis möglich ist.

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